La Junta Directiva de Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP) desea poner de manifiesto su total coincidencia con lo manifestado en este breve artículo de Enrique Borruel López, archivero del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos del Estado, acerca de la supresión de buena parte de las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos de los Departamentos ministeriales.
Zaragoza, 28 de junio de 2011.
Enrique Borruel López
Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos
El mayor reto archivístico, todavía no resuelto, al que los archiveros de cualquier administración se enfrentan cada día es, sin duda, el de la selección y, en su caso, conservación únicamente de la documentación que merece ser conservada, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Patrimonio Histórico Español y en las normas autonómicas en la materia. Documentación que ya desde su generación forma parte del Patrimonio Documental de la Nación.
A nadie se le oculta que el funcionamiento actual de la Administración General del Estado genera cantidades ingentes de documentos, en distintos soportes, que pueden y deben ser eliminados de acuerdo con dicha legislación tras los consiguientes procesos de valoración y selección propios de la metodología archivística y que se han implantado en el día a día de las administraciones. Procesos que no son sino otro procedimiento administrativo más.
¿Por qué un reto? Primero, porque esa tarea exige de los profesionales de los archivos un profundo conocimiento del funcionamiento integrado de la administración en la que desarrollamos nuestro trabajo. Y segundo porque ayuda a ahorrar dinero al Estado.
¿Dónde se produce el ahorro? En primer lugar, la selección y eliminación de documentos evita un gasto innecesario en las arcas públicas, que se verían obligadas a desembolsar grandes cantidades de euros para conservar documentos que no merecen ser conservados: gastos de transporte de las sucesivas transferencias de la documentación, ampliación de los edificios de archivos intermedios carísimo mantenimiento de los mismos, gastos de personal, de seguridad y otros que ocasiona la conservación de los documentos. Resulta gratificante para cualquier archivero del Estado pensar que con nuestro trabajo y asesoramiento estamos ayudando a que no se malgaste inútilmente el dinero de los contribuyentes.
La organización de nuestro sistema archivístico actual, mejor o peor determinado por las normas citadas, tiene por único objetivo mejorar la eficacia administrativa, la satisfacción efectiva del derecho constitucional de acceso a la documentación administrativa y del acceso a la cultura por parte de los ciudadanos y conservación de nuestro Patrimonio Documental. Por lo que se refiere a la Administración General del Estado, la Ley 16/1985 creó la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos para estudiar y dictaminar sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos, sobre la inutilidad administrativa de los mismos, sobre su régimen de acceso y sobre su integración en los archivos. Asimismo animaba a que otros organismos públicos llegaran a constituir sendas Comisiones Calificadoras de Documentos, lo que hasta la fecha había venido sucediendo ya que sucesivas disposiciones (especialmente el Real Decreto 1164/2002) facilitaron la creación de estos órganos colegiados en los Ministerios de Asuntos Exteriores, Justicia, Economía y Hacienda, Interior, Fomento, Educación, Trabajo e Inmigración, Industria, Turismo y Comercio, Sanidad, Política Social e Igualdad, Ciencia e Innovación. Cada organismo, a través de su comisión, valoraba sus propias series documentales y dirigía su propuesta a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuyo dictamen era finalmente objeto de resolución por parte del titular del Ministerio de Cultura.
Aunque faltaban por crearse comisiones en no pocos Organismos Públicos, parecía que el procedimiento se estuviera implantando de una vez por todas en la Administración General del Estado.
Dicho todo esto causa asombro y estupefacción la publicación del reciente Real Decreto 776/2011, de 3 de junio, (BOE 4 de junio de 2011) por el que se suprimen determinados órganos colegiados y se establecen criterios para la normalización en la creación de órganos colegiados en la Administración General del Estado y sus Organismo Públicos.
Si bien no se pone en duda la conveniencia de la supresión de varios órganos colegiados en algunos Ministerios, no parece en manera alguna que fuese conveniente la supresión de las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos, dado que todas ellas se atendían con los medios personales y materiales de cada Departamento y su creación y funcionamiento nunca supuso incremento de gasto público alguno. El esfuerzo de austeridad que parece justificar la promulgación del mencionado Real Decreto en este caso se evidencia no ya baldío sino contraproducente. Sobre todo porque, permaneciendo la necesidad de seleccionar la documentación, dudamos mucho de que se haya previsto alguna alternativa razonable. Más bien va a propiciarse un futuro de desorganización y por lo tanto de despilfarro. El Sistema Archivístico Estatal da un gran paso atrás ante la falta de actuación de nuestro Ministerio de Cultura que lejos de defender sus competencias en relación con el Patrimonio Documental Español se muestra en retirada ya no sólo ante las otras Administraciones sino también ante el resto de los órganos de la Administración General del Estado.
Momento triste para el Sistema Archivístico Estatal que ve cómo se paraliza su ya siempre demasiado lenta implantación.
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